Du bist selbstständig in Deutschland und verdienst noch nicht viel? Dann darfst du oft ganz auf die Umsatzsteuer verzichten. Das nennt man Kleinunternehmerregelung. Kurz gesagt: Du schreibst deine Rechnungen ohne die übliche Umsatzsteuer, dafür kommt ein kurzer Satz drauf, der erklärt, warum.

Das macht den Anfang einfacher. Es gibt aber ein paar Regeln, und wenn du sie nicht kennst, kann es teuer werden. Hier ist alles, was du wirklich wissen musst, in einfachen Worten.

Die kurze Antwort

Du kannst Kleinunternehmer sein, wenn beides stimmt:

  • Im letzten Jahr hast du unter 25.000 Euro verdient.
  • Dieses Jahr bleibst du voraussichtlich unter 100.000 Euro.

Trifft beides zu, berechnest du keine Umsatzsteuer. Auf die Rechnung kommt dann nur dein Honorar und ein kurzer Satz dazu. Welcher, siehst du gleich.

Die zwei Grenzen

Es geht um zwei Zahlen, eine für letztes Jahr und eine für dieses Jahr.

Die erste schaut zurück: Hast du letztes Jahr mehr als 25.000 Euro gemacht, bist du dieses Jahr kein Kleinunternehmer mehr. Die zweite schaut nach vorne: Du gehst davon aus, dieses Jahr unter 100.000 Euro zu bleiben.

Gut zu wissen: Wer neu anfängt, ist seit 2025 automatisch Kleinunternehmer. Du musst dich also nicht extra anmelden. Nur wenn du lieber von Anfang an Umsatzsteuer berechnen willst, sagst du das dem Finanzamt.

Was das für deine Rechnung heißt

Als Kleinunternehmer ist deine Rechnung einfacher: keine Umsatzsteuer-Zeile, keine Aufteilung in netto und brutto. Nur dein Betrag.

Eine Sache darf aber nicht fehlen. Auf jede Rechnung kommt dieser Satz:

Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Der erklärt deinem Kunden und dem Finanzamt, warum keine Umsatzsteuer draufsteht. Ohne ihn sieht es so aus, als hättest du sie einfach vergessen.

Der Rest deiner Rechnung bleibt normal: dein Name und deine Adresse, Name und Adresse des Kunden, das Datum, eine Rechnungsnummer, was du gemacht hast, der Betrag und deine Steuernummer.

Was du dafür aufgibst

Es gibt einen Haken, den viele am Anfang übersehen. Du berechnest keine Umsatzsteuer, aber du bekommst auch keine zurück.

Ein Beispiel: Du kaufst einen Laptop für 1.000 Euro plus 190 Euro Umsatzsteuer. Wer Umsatzsteuer berechnet, holt sich diese 190 Euro vom Finanzamt zurück. Als Kleinunternehmer geht das nicht, die 190 Euro sind weg.

Für die meisten, die wenig einkaufen, ist das kein Problem. Wenn du aber gerade viel anschaffst, rechne kurz nach, ob sich die Regelung für dich lohnt.

Wenn du über die Grenze kommst

Hier stolpern Leute am häufigsten. Es gibt zwei Fälle.

Du warst letztes Jahr über 25.000 Euro. Dann bist du das ganze laufende Jahr kein Kleinunternehmer mehr. Ab Januar kommt auf jede Rechnung Umsatzsteuer, meistens 19 %.

Du kommst mitten im Jahr über 100.000 Euro. Dann wechselst du sofort, ab genau der Rechnung, die dich über die Grenze bringt. Alles, was du vorher abgerechnet hast, bleibt ohne Umsatzsteuer.

Ein Beispiel: Bis Oktober hast du 95.000 Euro abgerechnet. Im November kommt ein Auftrag über 10.000 Euro dazu. Diese November-Rechnung bringt dich über 100.000 Euro, also kommt ab dieser Rechnung Umsatzsteuer drauf. Die 95.000 Euro davor bleiben steuerfrei.

Wichtig: Sag in beiden Fällen dem Finanzamt Bescheid. Schreibst du aus Versehen weiter ohne Umsatzsteuer, obwohl du keinen Kleinunternehmer-Status mehr hast, kann das Finanzamt die Steuer trotzdem von dir wollen, auch wenn du sie nie kassiert hast. Deshalb lohnt es sich, deine Summe übers Jahr im Blick zu behalten.

Kunden im Ausland

Die Kleinunternehmerregelung gilt für die deutsche Umsatzsteuer. Bei Kunden im Ausland sieht es anders aus.

Ist dein Kunde ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, wird es etwas kniffliger, und es gelten eigene Regeln (Stichwort Reverse Charge). Das erklären wir dir Schritt für Schritt in unserem Ratgeber zu EU-Kunden.

Offizieller Wortlaut

„Der Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr darf 25.000 Euro nicht überstiegen haben und der Umsatz im laufenden Kalenderjahr darf 100.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen."

— aus §19 UStG (seit 1. Januar 2025)

In einfachen Worten: Wenn du letztes Jahr unter 25.000 Euro warst und dieses Jahr unter 100.000 Euro bleibst, darfst du die Regelung nutzen.

Was das für dich bedeutet

Wenn du gerade erst anfängst oder nebenbei selbstständig bist, macht dir die Kleinunternehmerregelung das Leben leichter: keine Umsatzsteuer, weniger Papierkram. Seit 2025 sind die Grenzen höher als früher, du hast also mehr Luft.

Worauf du achten solltest: Die 100.000 Euro sind eine harte Grenze. Bringt dich ein großer Auftrag mitten im Jahr darüber, wechselst du sofort. Behalte deine Summe also locker im Kopf.

Und wenn du die Regelung nutzt, vergiss den einen Satz nicht. Kikiform setzt ihn automatisch auf jede Rechnung, damit du dich um nichts kümmern musst. Du kannst es kostenlos ausprobieren.