Datenschutzerklärung

Stand: Februar 2026

Kikiform ist ein Produkt der Technotetis UG (haftungsbeschränkt), Pohlstr. 70, 10785 Berlin. Diese Datenschutzerklärung beschreibt, welche Daten wir bei der Nutzung von Kikiform erheben, warum wir sie benötigen und wie wir mit ihnen umgehen.

Wir versuchen, die Dinge so klar und ehrlich wie möglich zu erklären. Bei Fragen wenden Sie sich gern an uns: info@kikiform.de.

Welche Daten wir erheben

Kontodaten

Bei der Registrierung oder Anmeldung speichern wir Ihre E-Mail-Adresse. Das ist das Minimum, das wir benötigen, um Ihnen Zugang zu Ihrem Konto zu ermöglichen.

Rechnungs- und Geschäftsdaten

Kikiform speichert die Rechnungen, die Sie erstellen, sowie die Kundendaten, die Sie anlegen. Dazu gehören Ihre eigenen Geschäftsdaten (Name, Adresse, USt-IdNr., IBAN) und die Daten Ihrer Kunden. All diese Daten geben Sie selbst ein. Wir speichern sie, damit Sie darauf zugreifen und sie verwalten können.

Sitzungsdaten

Während Sie angemeldet sind, halten wir eine Sitzung in unserer Datenbank vor. Diese Sitzung ist mit einem sicheren Cookie in Ihrem Browser verknüpft — er enthält ausschließlich eine Sitzungskennung, keine personenbezogenen Daten. Tracking- oder Werbedaten werden daraus nicht abgeleitet.

Anmeldemöglichkeiten

Kikiform bietet zwei Wege zur Anmeldung:

Magic Link (E-Mail): Wir senden Ihnen einen Einmal-Anmeldelink per E-Mail. Ein Passwort wird nicht gespeichert.

Google-Anmeldung: Diese ist vollständig optional. Sie erscheint auf der Anmeldeseite nur, wenn Sie sie aktiv nutzen möchten. Bei der Nutzung verarbeitet Google Ihre Anmeldedaten gemäß der Datenschutzrichtlinie von Google. Wir erhalten ausschließlich die E-Mail-Adresse, die mit Ihrem Google-Konto verknüpft ist. Weitere Daten werden zwischen Kikiform und Google nur ausgetauscht, wenn Sie aktiv eine Google-Anmeldung initiieren.

Wo Ihre Daten gespeichert werden

Alle Daten werden auf Servern der Hetzner Online GmbH, einem deutschen Unternehmen, gespeichert. Die Infrastruktur befindet sich innerhalb der Europäischen Union (Deutschland und Finnland). Ihre Daten verlassen die EU nicht.

Cookies

Kikiform setzt ein Cookie, das immer gebraucht wird, und eines, das nur gesetzt wird, wenn du der Webanalyse widersprichst:

Cookie Zweck Art Dauer
authjs.session-token Hält Sie angemeldet Erstanbieter, HttpOnly, Secure Bis zur Abmeldung
analytics_optout Merkt sich deinen Widerspruch gegen die Webanalyse, damit unser Server nichts erfasst Erstanbieter, Secure Ein Jahr, und nur wenn du den Widerspruchsschalter nutzt

Wir setzen keine Werbe-Cookies, Tracking-Pixel oder Cookies von Drittanbietern.

Webanalyse

Wir nutzen Umami, ein datenschutzfreundliches Webanalyse-Tool, um zu verstehen, wie Kikiform genutzt wird: welche Seiten besucht werden, wie viele Personen die Anmeldung abschließen und wo das Produkt verständlicher werden könnte. Wir betreiben Umami selbst auf unserer eigenen Infrastruktur in Deutschland. Diese Analysedaten bleiben somit bei uns und werden nie an einen externen Analyseanbieter weitergegeben.

Du kannst jederzeit widersprechen: Nutze dafür den Widerspruchsschalter weiter unten auf dieser Seite.

Umami ist datenschutzfreundlich gestaltet:

  • Es setzt keine Tracking-Cookies und nutzt kein localStorage für Analysezwecke, es werden also keine Tracking-Informationen auf deinem Gerät gespeichert
  • Wenn du den Widerspruchsschalter zur Deaktivierung der Webanalyse nutzt, werden zwei kleine Merker auf deinem Gerät abgelegt, damit dein Widerspruch beachtet werden kann: ein lokaler Opt-out-Merker (localStorage.umami.disabled), der den Seiten-Tracker stumm schaltet, und ein Erstanbieter-Cookie (analytics_optout, ein Jahr gültig), das unserem Server mitteilt, keine Conversion-Ereignisse zu erfassen. Beide enthalten ausschließlich deinen Widerspruch und werden nur beim Betätigen des Schalters gesetzt. Wenn du die Webanalyse wieder aktivierst, werden beide entfernt. Hast du schon früher widersprochen, wird das Cookie bei deinem nächsten Besuch automatisch ergänzt
  • Kein websiteübergreifendes Tracking, keine Werbeprofile, kein Datenverkauf an Dritte
  • Deine IP-Adresse wird ausschließlich verwendet, um einen ungefähren Standort zu bestimmen und einen kurzlebigen, regelmäßig wechselnden Hash zu bilden, der Besuche voneinander unterscheidet. Die rohe IP-Adresse wird nicht gespeichert
  • Der Seiten-Tracker und unsere serverseitigen Conversion-Ereignisse folgen derselben einen Einstellung, dem Widerspruchsschalter weiter unten. Die Browsersignale Do Not Track und Global Privacy Control lesen wir nicht aus

Rechtsgrundlage: Unser berechtigtes Interesse, die Nutzung des Produkts zu messen und es zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Umami speichert für die Webanalyse nichts auf deinem Endgerät, daher ist keine Einwilligung nach § 25 TTDSG bzw. der ePrivacy-Richtlinie erforderlich. Der Opt-out-Merker und das Opt-out-Cookie werden nur gesetzt, wenn du den Schalter unten aktiv nutzt, sie enthalten ausschließlich deinen Widerspruch und werden gebraucht, damit dein Widerspruch beachtet wird. Du kannst jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Was verarbeitet wird: Seitenaufruf-Daten (Seiten-URL, Referrer, ungefährer Standort wie Land und Region, Gerätetyp, Betriebssystem, Browser, Bildschirmgröße und Browsersprache) und Conversion-Ereignisse (z. B. dass eine Anmeldung abgeschlossen wurde, niemals deine E-Mail-Adresse oder Kontodaten). Besuche werden nur über einen wechselnden Hash unterschieden, nicht über Name, E-Mail-Adresse oder IP-Adresse.

Speicherdauer: Seitenaufruf- und Ereignisdaten werden auf unseren eigenen Servern so lange aufbewahrt, wie sie für Produktentscheidungen nützlich sind. Sie enthalten keine Namen, E-Mail-Adressen oder rohen IP-Adressen.

Webanalyse deaktivieren

Auch wenn Umami dich nicht identifiziert, kannst du jederzeit widersprechen: Nutze den folgenden Schalter. Er hinterlegt einen lokalen Merker und ein kleines Cookie in deinem Browser, die das Analyseskript und unseren Server stumm schalten. Mit demselben Schalter kannst du die Webanalyse jederzeit wieder aktivieren:

Checking your analytics preference…

Drittanbieter

Wir nutzen die folgenden Drittanbieter zum Betrieb von Kikiform:

  • Hetzner Online GmbH — Server- und Datenbankhosting (EU, Deutschland)
  • Lettermint — transaktionaler E-Mail-Versand für Magic-Link-Anmelde-E-Mails (EU, DSGVO-konform)
  • Mistral AI — KI-gestützte Textextraktion aus Rechnungs-PDFs beim Onboarding (optionale Funktion, nur aktiv wenn du eine Rechnung hochlädst). Es wird ausschließlich der extrahierte Textinhalt des PDFs übermittelt; die Datei selbst wird sofort auf unseren Servern verworfen und nie gespeichert. EU-ansässig (Frankreich). Datenschutzerklärung
  • Mollie — Zahlungsabwicklung. Wenn du Rechnungen kaufst oder ein Abonnement abschließt, wird deine Zahlung von Mollie B.V. (Niederlande) verarbeitet. Mollie verarbeitet deine Zahlungsdaten (Kartennummer, Bankverbindung) und E-Mail-Adresse. Datenschutzerklärung

Unsere Webanalyse (Umami) betreiben wir selbst auf eigener Infrastruktur. Es handelt sich nicht um einen Drittanbieter. Details zur Verarbeitung und Widerspruchsmöglichkeit findest du im Abschnitt „Webanalyse" oben.

Wir verwenden keine Social-Media-Einbindungen, Werbenetzwerke oder externe Tracking-Dienste.

Wie lange wir Ihre Daten speichern

Wir speichern Ihre Konto- und Rechnungsdaten, solange Ihr Konto aktiv ist. Wenn Sie Ihr Konto löschen, entfernen wir Ihre personenbezogenen Daten innerhalb von 30 Tagen. Die mit Ihrem Konto verknüpften Rechnungsdaten werden dabei ebenfalls gelöscht.

Hinweis: Das Steuerrecht (§ 147 AO) kann Sie als Unternehmer dazu verpflichten, Ihre eigenen Rechnungsunterlagen bis zu 10 Jahre aufzubewahren. Diese Pflicht trifft Sie — sie begründet keine Pflicht unsererseits, Ihre Daten in unserem System vorzuhalten.

Ihre Rechte

Gemäß der DSGVO haben Sie das Recht auf:

  • Auskunft über die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung Ihrer Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (Art. 17 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung oder Einschränkung der Verarbeitung (Art. 21, 18 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@kikiform.de. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Friedrichstr. 219, 10969 Berlin www.datenschutz-berlin.de

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail, bevor diese in Kraft treten. Kleinere Aktualisierungen (z. B. Klarstellungen) werden hier mit einem aktualisierten Datum veröffentlicht.

Kontakt

Technotetis UG (haftungsbeschränkt) Pohlstr. 70, 10785 Berlin info@kikiform.de