Datenschutzerklärung

Stand: Februar 2026

Kikiform ist ein Produkt der Technotetis UG (haftungsbeschränkt), Pohlstr. 70, 10785 Berlin. Diese Datenschutzerklärung beschreibt, welche Daten wir bei der Nutzung von Kikiform erheben, warum wir sie benötigen und wie wir mit ihnen umgehen.

Wir versuchen, die Dinge so klar und ehrlich wie möglich zu erklären. Bei Fragen wenden Sie sich gern an uns: info@kikiform.de.

Welche Daten wir erheben

Kontodaten

Bei der Registrierung oder Anmeldung speichern wir Ihre E-Mail-Adresse. Das ist das Minimum, das wir benötigen, um Ihnen Zugang zu Ihrem Konto zu ermöglichen.

Rechnungs- und Geschäftsdaten

Kikiform speichert die Rechnungen, die Sie erstellen, sowie die Kundendaten, die Sie anlegen. Dazu gehören Ihre eigenen Geschäftsdaten (Name, Adresse, USt-IdNr., IBAN) und die Daten Ihrer Kunden. All diese Daten geben Sie selbst ein. Wir speichern sie, damit Sie darauf zugreifen und sie verwalten können.

Sitzungsdaten

Während Sie angemeldet sind, halten wir eine Sitzung in unserer Datenbank vor. Diese Sitzung ist mit einem sicheren Cookie in Ihrem Browser verknüpft — er enthält ausschließlich eine Sitzungskennung, keine personenbezogenen Daten. Tracking- oder Werbedaten werden daraus nicht abgeleitet.

Anmeldemöglichkeiten

Kikiform bietet zwei Wege zur Anmeldung:

Magic Link (E-Mail): Wir senden Ihnen einen Einmal-Anmeldelink per E-Mail. Ein Passwort wird nicht gespeichert.

Google-Anmeldung: Diese ist vollständig optional. Sie erscheint auf der Anmeldeseite nur, wenn Sie sie aktiv nutzen möchten. Bei der Nutzung verarbeitet Google Ihre Anmeldedaten gemäß der Datenschutzrichtlinie von Google. Wir erhalten ausschließlich die E-Mail-Adresse, die mit Ihrem Google-Konto verknüpft ist. Weitere Daten werden zwischen Kikiform und Google nur ausgetauscht, wenn Sie aktiv eine Google-Anmeldung initiieren.

Wo Ihre Daten gespeichert werden

Alle Daten werden auf Servern der Hetzner Online GmbH, einem deutschen Unternehmen, gespeichert. Die Infrastruktur befindet sich innerhalb der Europäischen Union (Deutschland und Finnland). Ihre Daten verlassen die EU nicht.

Cookies

Kikiform setzt ein Cookie:

Cookie Zweck Art Dauer
authjs.session-token Hält Sie angemeldet Erstanbieter, HttpOnly, Secure Bis zur Abmeldung

Wir setzen keine Werbe-Cookies, Tracking-Pixel oder Cookies von Drittanbietern.

Webanalyse

Wir nutzen Pirsch Analytics, um zu verstehen, wie Kikiform verwendet wird — welche Seiten besucht werden, wie viele Personen die Anmeldung abschließen und wo das Produkt verständlicher werden könnte. Pirsch ist ein deutsches Unternehmen; sämtliche Daten werden auf Servern in Deutschland verarbeitet.

Pirsch ist datenschutzfreundlich gestaltet:

  • Pirsch selbst setzt keine Cookies und nutzt kein localStorage für Analysezwecke — es werden keine Tracking-Informationen auf Ihrem Gerät gespeichert
  • Wenn Sie den Widerspruchsschalter zur Deaktivierung der Webanalyse nutzen, wird lokal ein einzelner Opt-out-Merker (localStorage.disable_pirsch) auf Ihrem Gerät abgelegt, damit Ihr Widerspruch beachtet werden kann. Dieser Merker wird ausschließlich beim Betätigen des Schalters gesetzt
  • Kein websiteübergreifendes Tracking, keine Werbeprofile, kein Datenverkauf an Dritte
  • Ihre IP-Adresse wird ausschließlich zur Bildung eines täglich rotierenden Hashes verwendet — die rohe IP wird nicht gespeichert
  • Do Not Track und Global Privacy Control Ihres Browsers werden automatisch beachtet — ist eines aktiviert, erfasst Pirsch Ihren Besuch nicht

Rechtsgrundlage: Unser berechtigtes Interesse, die Nutzung des Produkts zu messen und es zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Pirsch selbst speichert für die Webanalyse nichts auf Ihrem Endgerät, daher ist keine Einwilligung nach § 25 TTDSG bzw. der ePrivacy-Richtlinie erforderlich. Der lokale Opt-out-Merker wird nur gesetzt, wenn Sie den Schalter unten aktiv nutzen.

Was verarbeitet wird: Anonyme Seitenaufruf-Daten (Seiten-URL, Referrer, Land, Gerätetyp, Browser-Familie) und Conversion-Ereignisse (z. B. dass eine Anmeldung abgeschlossen wurde — niemals Ihre E-Mail-Adresse oder Kontodaten).

Speicherdauer: Aggregierte Statistiken werden von Pirsch für die Dauer unseres Vertragsverhältnisses aufbewahrt. Individuelle Besucherprotokolle werden nicht gespeichert.

Webanalyse deaktivieren

Auch wenn Pirsch anonym arbeitet, können Sie jederzeit widersprechen:

  1. Aktivieren Sie Do Not Track oder Global Privacy Control in Ihren Browser-Einstellungen — Pirsch ignoriert Sie dann automatisch, oder
  2. Nutzen Sie den folgenden Schalter. Er hinterlegt einen lokalen Merker in Ihrem Browser, der das Analyseskript stumm schaltet:
Checking your analytics preference…

Drittanbieter

Wir nutzen die folgenden Drittanbieter zum Betrieb von Kikiform:

  • Hetzner Online GmbH — Server- und Datenbankhosting (EU, Deutschland)
  • Lettermint — transaktionaler E-Mail-Versand für Magic-Link-Anmelde-E-Mails (EU, DSGVO-konform)
  • Mistral AI — KI-gestützte Textextraktion aus Rechnungs-PDFs beim Onboarding (optionale Funktion, nur aktiv wenn du eine Rechnung hochlädst). Es wird ausschließlich der extrahierte Textinhalt des PDFs übermittelt; die Datei selbst wird sofort auf unseren Servern verworfen und nie gespeichert. EU-ansässig (Frankreich). Datenschutzerklärung
  • Mollie — Zahlungsabwicklung. Wenn du Rechnungen kaufst oder ein Abonnement abschließt, wird deine Zahlung von Mollie B.V. (Niederlande) verarbeitet. Mollie verarbeitet deine Zahlungsdaten (Kartennummer, Bankverbindung) und E-Mail-Adresse. Datenschutzerklärung
  • Pirsch Analytics — cookielose, datenschutzfreundliche Webanalyse. In der EU ansässig (Deutschland). Details zur Verarbeitung und Widerspruchsmöglichkeit im Abschnitt „Webanalyse" oben. Datenschutzerklärung

Wir verwenden keine Social-Media-Einbindungen, Werbenetzwerke oder externe Tracking-Dienste.

Wie lange wir Ihre Daten speichern

Wir speichern Ihre Konto- und Rechnungsdaten, solange Ihr Konto aktiv ist. Wenn Sie Ihr Konto löschen, entfernen wir Ihre personenbezogenen Daten innerhalb von 30 Tagen. Die mit Ihrem Konto verknüpften Rechnungsdaten werden dabei ebenfalls gelöscht.

Hinweis: Das Steuerrecht (§ 147 AO) kann Sie als Unternehmer dazu verpflichten, Ihre eigenen Rechnungsunterlagen bis zu 10 Jahre aufzubewahren. Diese Pflicht trifft Sie — sie begründet keine Pflicht unsererseits, Ihre Daten in unserem System vorzuhalten.

Ihre Rechte

Gemäß der DSGVO haben Sie das Recht auf:

  • Auskunft über die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung Ihrer Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (Art. 17 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung oder Einschränkung der Verarbeitung (Art. 21, 18 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@kikiform.de. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Friedrichstr. 219, 10969 Berlin www.datenschutz-berlin.de

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail, bevor diese in Kraft treten. Kleinere Aktualisierungen (z. B. Klarstellungen) werden hier mit einem aktualisierten Datum veröffentlicht.

Kontakt

Technotetis UG (haftungsbeschränkt) Pohlstr. 70, 10785 Berlin info@kikiform.de