Du willst deine erste Rechnung aus Deutschland schicken. Oder deine zehnte, und dir ist aufgefallen, dass bei der letzten etwas gefehlt hat. So oder so ist die Frage die gleiche: Was genau muss draufstehen, damit das Finanzamt die Rechnung als gültig ansieht?

Die gute Nachricht: Die Liste ist kurz, und sie kommt fast komplett aus einem Paragrafen, dem §14 UStG. Hier ist alles in einfachen Worten, mit Beispiel.

Die kurze Antwort

Auf jede Rechnung gehören:

  1. Dein Name und deine Adresse
  2. Name und Adresse deines Kunden
  3. Deine Steuernummer oder USt-IdNr
  4. Eine fortlaufende Rechnungsnummer
  5. Das Rechnungsdatum
  6. Das Leistungsdatum (wann du die Arbeit gemacht hast)
  7. Eine Beschreibung dessen, was du gemacht hast
  8. Die Beträge: netto, Steuersatz, Steuerbetrag, gesamt
  9. Ein Pflichthinweis, falls einer gilt (Reverse Charge, Kleinunternehmer, Ausfuhr)

Fehlt eine dieser Angaben, ist die Rechnung nicht vollständig. Dein Kunde bekommt dann vielleicht Probleme beim Vorsteuerabzug, und du wirst gebeten, sie neu zu schreiben.

Eine Sache vorab: schreib „Rechnung" drauf

Das Dokument muss klar als Rechnung erkennbar sein. Am einfachsten machst du das, indem du oben „Rechnung" hinschreibst. So ist sie nicht mit einem Angebot, einer Auftragsbestätigung oder einer Mahnung zu verwechseln, die alle ähnlich aussehen. Bei Kunden im Ausland schreibst du am besten „Rechnung / Invoice".

Die Angaben der Reihe nach

Wir gehen das an einem Beispiel durch: Lena, freie Illustratorin in Berlin, schreibt einem Verlag in München eine Rechnung für ein Buchcover.

1 und 2: Wer und an wen. Oben dein voller Name und deine Adresse, darunter Name und Adresse des Kunden. Hol dir die genaue Firmierung beim Kunden, rate sie nicht von der Website ab. Kleine Unterschiede (GmbH oder UG) können später Ärger machen.

3: Deine Steuernummer. Du brauchst entweder deine Steuernummer (vom Finanzamt) oder deine USt-IdNr (für EU-Geschäfte). Für normale Rechnungen in Deutschland reicht die Steuernummer. Deine persönliche Steuer-ID (die elfstellige) gehört nicht auf die Rechnung, die ist nur für die Einkommensteuer.

4: Die Rechnungsnummer. Eine Nummer, die keine andere deiner Rechnungen hat. Du kannst einfach durchzählen (1, 2, 3) oder das Jahr davorsetzen (2026-001). Lücken sind okay, doppelt vergeben nicht.

5 und 6: Zwei Daten. Das Rechnungsdatum ist der Tag, an dem du die Rechnung schreibst. Das Leistungsdatum ist, wann du die Arbeit gemacht hast. Das sind zwei verschiedene Felder, und das Leistungsdatum wird oft vergessen. Bei laufender Arbeit reicht der Monat („April 2026").

7: Die Beschreibung. In einfachen Worten, aber genau genug, dass man erkennt, was du geliefert hast. „Beratung" ist zu vage. „Buchcover-Illustration für das Kochbuch-Projekt" ist gut.

8: Die Beträge. Hier will das Finanzamt die Aufschlüsselung sehen: den Nettobetrag, den Steuersatz (meistens 19 %, manchmal 7 %), den Steuerbetrag in Euro und den Gesamtbetrag, den der Kunde zahlt.

9: Der Pflichthinweis (nur wenn nötig). In drei Fällen kommt ein fester Satz dazu:

  • Reverse Charge (Firmenkunde in der EU): „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (mehr dazu in unserem Ratgeber zu EU-Kunden)
  • Kleinunternehmer (du berechnest keine Umsatzsteuer): „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." (siehe Kleinunternehmer-Ratgeber)
  • Ausfuhr (Kunde außerhalb der EU): „Steuerfreie Ausfuhrlieferung"

Für die meisten Rechnungen gilt keiner dieser Fälle, dann lässt du den Hinweis einfach weg.

Ein vollständiges Beispiel

Alles zusammen, Lenas Rechnung an den Verlag:

RECHNUNG 2026-014

Von: Lena Schmidt, Schliemannstraße 12, 10437 Berlin
Steuernummer: 22/123/45678

An: Verlag Müller GmbH, Maximilianstraße 12, 80539 München

Rechnungsdatum: 17. Mai 2026
Leistungsdatum:  April 2026

Beschreibung: Buchcover-Illustration, Kochbuch-Projekt „Berliner Frühstück"

Nettobetrag:    1.800,00 €
Umsatzsteuer (19 %): 342,00 €
Gesamt:         2.142,00 €

Zahlbar innerhalb von 14 Tagen auf: DE12 3456 7890 1234 5678 90

Neun Angaben, eine kurze Seite, vollständig gültig. Ein Pflichthinweis ist nicht nötig, weil es eine normale Rechnung zwischen zwei deutschen Firmen mit normaler Umsatzsteuer ist.

Kleine Rechnung unter 250 Euro

Liegt der Gesamtbetrag (inklusive Steuer) bei 250 Euro oder weniger, reicht eine Kleinbetragsrechnung mit weniger Angaben:

  • Dein Name und deine Adresse
  • Das Rechnungsdatum
  • Eine Beschreibung
  • Der Gesamtbetrag und der Steuersatz

Name und Adresse des Kunden, die Rechnungsnummer und das Leistungsdatum kannst du dann weglassen. Aber Achtung: Bei Reverse Charge oder wenn ein Pflichthinweis nötig ist, nimmst du immer die volle Rechnung, egal wie klein der Betrag ist.

Häufige Fehler

Ein paar Dinge gehen am Anfang oft schief. Lohnt sich, kurz drüberzuschauen, bevor du auf Senden drückst:

  • Das Leistungsdatum vergessen. Es ist ein eigenes Feld und muss drauf, auch wenn es gleich dem Rechnungsdatum ist.
  • Zu vage Beschreibung. „Beratung" oder „Designarbeit" ist zu allgemein. Nenn das Projekt oder das Ergebnis.
  • Keine Rechnungsnummer auf der ersten Rechnung. Auch deine allererste Rechnung braucht eine Nummer.
  • Die Steuer-ID statt der Steuernummer. Die elfstellige persönliche Nummer ist für die Einkommensteuer, nicht für Rechnungen.
  • Den §19-Hinweis als Kleinunternehmer vergessen. Ohne ihn sieht die Rechnung wie eine normale mit Umsatzsteuer aus, und das Finanzamt kann sie auch so behandeln. Dann schuldest du Steuer, die du nie kassiert hast.

Keiner dieser Fehler ist ein Drama. Jeder lässt sich mit einer korrigierten Rechnung beheben. Aber wer sie vorher abfängt, spart sich das Neuschreiben.

Offizieller Wortlaut

„Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten: [...] den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers [...]"

— aus §14 Abs. 4 UStG

In einfachen Worten: Das Gesetz listet genau auf, was auf eine Rechnung gehört. Die Liste oben ist diese Aufzählung in normaler Sprache.

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