Du brauchst schnell eine Rechnung und willst nichts falsch machen? Hier ist eine fertige Vorlage speziell für Kleinunternehmer – mit allen Angaben, die draufgehören, und dem einen Satz, der nicht fehlen darf. Du lädst sie herunter, trägst deine Daten ein, fertig.
Weiter unten erklären wir in einfachen Worten, was auf die Rechnung muss, wie du die Vorlage ausfüllst und wo eine Word-Vorlage an ihre Grenzen kommt.
Vorlage herunterladen
Alle drei Dateien enthalten die gleichen Felder – nimm einfach das Format, mit dem du am liebsten arbeitest:
- Rechnungsvorlage als Word (.docx) – zum Ausfüllen in Word
- Rechnungsvorlage als Excel-Tabelle (.xlsx) – rechnet die Summe automatisch, du tippst nur Menge und Preis ein
- Rechnungsvorlage für LibreOffice (.odt) – falls du kein Word hast
Die Vorlage ist kostenlos. Keine Anmeldung, keine E-Mail nötig.
Was auf die Rechnung muss
Auch als Kleinunternehmer braucht deine Rechnung ein paar feste Angaben. Fehlt etwas, kann dein Kunde die Rechnung zurückweisen. Diese Punkte gehören drauf – in der Vorlage sind sie schon vorbereitet:
- Dein Name und deine Adresse (oder dein Firmenname)
- Name und Adresse deines Kunden
- Das Rechnungsdatum
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer – jede Nummer nur einmal, in der Reihenfolge
- Was du gemacht hast – eine kurze Beschreibung deiner Leistung
- Der Betrag
- Deine Steuernummer (oder deine USt-IdNr., falls du eine hast)
- Der §19-Satz – dazu gleich mehr
Als Kleinunternehmer ist deine Rechnung sogar einfacher als sonst: Du brauchst keine Umsatzsteuer-Zeile und keine Aufteilung in netto und brutto. Nur dein Betrag.
Der eine Satz, der nicht fehlen darf
Eine Sache ist Pflicht. Auf jede Kleinunternehmer-Rechnung kommt dieser Satz:
Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Er erklärt deinem Kunden und dem Finanzamt, warum keine Umsatzsteuer draufsteht. Ohne ihn sieht es so aus, als hättest du sie vergessen. In der Vorlage steht der Satz schon an der richtigen Stelle – du musst nichts ergänzen.
Wann du Kleinunternehmer bist
Ganz kurz, damit du sicher bist, dass die Vorlage zu dir passt: Du kannst Kleinunternehmer sein, wenn du im letzten Jahr unter 25.000 Euro verdient hast und dieses Jahr voraussichtlich unter 100.000 Euro bleibst. Dann berechnest du keine Umsatzsteuer.
Die Details – was bei einem Wechsel passiert und worauf du achten solltest – haben wir hier zusammengefasst: Kleinunternehmer: Was auf deine Rechnung muss.
So füllst du die Vorlage aus
In der Vorlage stehen überall Platzhalter in eckigen Klammern, zum Beispiel [Name des Kunden]. Geh sie einmal von oben nach unten durch:
- Oben deine Daten – Name, Adresse, später dein Kontakt.
- Der Block „Rechnung an" – Name und Adresse deines Kunden.
- Rechnungsnummer und Datum – nimm eine neue, fortlaufende Nummer.
- Die Tabelle – pro Zeile eine Leistung, mit Menge und Preis. Nicht gebrauchte Zeilen einfach löschen.
- Gesamtbetrag – die Summe deiner Zeilen. In der Excel-Vorlage rechnet sich das von selbst, sobald du Menge und Preis einträgst.
- Zahlung – deine Bankverbindung und bis wann du das Geld erwartest.
Den §19-Satz und das Layout lässt du, wie sie sind. Speichere die fertige Rechnung am besten als PDF, bevor du sie verschickst – so kann niemand aus Versehen etwas verändern.
Wo eine Vorlage an ihre Grenzen kommt
Eine Vorlage ist gut für den Anfang. Bei jeder Rechnung machst du aber dieselben Schritte von Hand – und genau da passieren Fehler:
- Die Rechnungsnummer musst du selbst hochzählen. Eine Nummer doppelt vergeben oder eine auslassen ist schnell passiert.
- Den §19-Satz kann man beim Kopieren einer alten Rechnung leicht überschreiben oder vergessen.
- Beim Rechnen verrutscht eine Zahl, und die Summe stimmt nicht mehr.
Dazu kommt ein neuer Punkt: Für Rechnungen an andere Unternehmen wird in Deutschland nach und nach die E-Rechnung Pflicht. Das ist ein strukturierter Datensatz (zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD), kein normales Word oder PDF. Eine Vorlage hilft dir beim Üben, aber dieses Format kann sie nicht erzeugen. Wer überwiegend für Privatkunden arbeitet, ist davon erst mal nicht betroffen – wer an Firmen schreibt, sollte es im Blick haben.
Schneller und ohne Stolperfallen mit Kikiform
Die Vorlage oben gehört dir, nutze sie gern. Wenn du regelmäßig Rechnungen schreibst, nimmt dir Kikiform die fehleranfälligen Schritte ab:
- Den §19-Satz setzen wir automatisch auf jede Rechnung.
- Die Rechnungsnummer zählt von selbst hoch – keine Dopplungen.
- Gerechnet wird automatisch, die Summe stimmt immer.
- Du bekommst eine echte E-Rechnung, die auch für Firmenkunden passt.
Die ersten drei Rechnungen sind kostenlos, ohne Kreditkarte. Du kannst es also in Ruhe ausprobieren und schauen, ob es dir die Vorlage abnimmt.